Cenários
Cada seção é uma receita completa, na ordem de execução. Todas partem das formas de ingresso habilitadas em Formas de ingresso.
1 · Vestibular pago, com prova on-line
O caso clássico: uma safra de dois meses, taxa, prova por link.
- Processo seletivo › Formas de ingresso → confira que Vestibular está habilitada.
- Editais → Novo edital. Nome, Valor da inscrição: R$ 60,00, prazo do resultado.
- Aba Safras → Adicionar safra: escolha a safra do período, ou crie uma com nome, início e fim. As datas dela são as datas de inscrição.
- Se a prova só pode ser liberada depois do pagamento, ligue Liberar a avaliação só após o pagamento — a jornada do candidato passa a mostrar a taxa antes da prova.
- Aba Formas de ingresso → informe a nota de corte e ligue Ativa neste edital no Vestibular; ligue prova exigida, cole o endereço da prova, defina a janela de acesso e o limite de tentativas (cenário 16).
- Aba Cursos e polos → Ofertar cursos: marque os cursos e os polos.
- Aba Formulário → ajuste os campos configuráveis.
- Aba Documentos → marque os documentos da matrícula e o momento de cada um.
- Aba Mensagens → uma mensagem em Inscrição e outra em Pagamento, com o texto publicado. Elas ficam gravadas; o envio ainda é manual.
- Publicar — a Visão geral do rascunho já diz o que falta; o botão só confirma com forma, curso e uma safra vigente ou futura.
O candidato passa a ver os cursos no catálogo com botão de inscrição, e a taxa aparece na escolha da forma.
2 · Ingresso por nota do ENEM, com corte
Sem prova: o corte aprova.
- Na aba Formas de ingresso do edital, informe a nota de corte da linha Nota do ENEM e ligue Ativa neste edital — sem o corte, a plataforma recusa na própria linha.
- O corte é deste edital, então o de inverno pode exigir 250 e o de verão 300, com a mesma forma de ingresso.
- Nada a configurar no formulário: nota e ano do ENEM entram sozinhos quando essa forma está ativa, e a Nota do ENEM é obrigatória.
O ENEM é uma nota só, a que o candidato informa na inscrição, de 0 a 1000: sem média nem peso por área. A inscrição é decidida na entrada em avaliação, aprovada com a nota igual ou acima do corte e reprovada abaixo. Se a sua política usa pesos, ela não é expressável hoje, e vale abrir a conversa com o suporte antes de prometer ao aluno.
A forma Nota do ENEM não percorre o pagamento: mesmo num edital com taxa, quem entra por ela não paga — e a página do candidato diz "Sem taxa" nessa opção.
3 · Transferência e reingresso em fluxo contínuo
Aquele edital que fica aberto o ano inteiro.
- Novo edital, e na aba Safras adicione a safra do período e as próximas, uma depois da outra. É isso que faz o edital contínuo: quando uma safra termina, a seguinte começa, e cada inscrição leva a safra do dia em que entrou.
- Ative Transferência externa, 2ª graduação e Reingresso no mesmo edital — nenhuma delas aprova por nota, então não há corte a informar.
- Aba Documentos → os documentos da matrícula, com o momento: histórico do ensino superior no ato, por exemplo.
- Prazo do resultado: na Transferência externa e na 2ª graduação, é o prazo para o candidato enviar o documento avaliativo. Quem não envia até o último dia expira; o documento em análise não expira, então o prazo não mede a sua análise.
- Antes da última safra terminar, adicione a próxima. A Visão geral avisa quando a última safra termina em até 15 dias; sem próxima, o edital para de receber no fim dela.
Na lista de editais ele aparece com o período das safras. O documento avaliativo é decidido na aba Análise Documental do edital, e as dispensas são registradas no detalhe do inscrito.
4 · Três portas por modalidade no site da instituição
O site da faculdade tem três botões de INSCREVA-SE, um por modalidade, e cada um precisa cair no edital certo.
- Crie um edital por modalidade, preenchendo o campo Modalidade de cada um.
- Em cada edital, aba Links → copie o link do edital, ou monte-o com a origem Campanha se quiser separar as portas no relatório.
- Passe os três endereços para quem cuida do site.
Cada porta leva à inscrição do edital certo. Salve os links se quiser a contagem de acesso de cada porta.
5 · Curso a distância que não pergunta polo
Não há o que configurar — é consequência da matriz curricular.
A modalidade vem da matriz, e num curso a distância a página não interroga o candidato sobre polo: ela declara o polo de vínculo. A instituição continua com o polo registrado, porque é onde ele faz prova presencial e entrega documento.
Se o seu curso a distância está perguntando polo, a causa é a matriz vigente estar cadastrada como presencial ou semipresencial.
6 · Curso na vitrine antes de a inscrição abrir
Você quer o curso visível na entressafra, sem receber inscrição.
Não faça nada: é o comportamento padrão. Curso ativo com matriz vigente aparece no catálogo com "Inscrições em breve" e sem botão, e a matriz continua consultável. Quando um edital passar a ofertá-lo, o botão aparece sozinho.
7 · Inscrições que chegam por integração
Quando um parceiro — um marketplace, o site próprio da instituição, outro sistema — envia inscrições pela API pública. O caminho técnico está na API de Processo Seletivo.
- A API do parceiro é uma porta de entrada, não uma forma de ingresso: a inscrição que chega por ela escolhe uma das formas ativas no edital, como a candidata faria na tela.
- A taxa segue o edital: valor do edital e forma que percorre o pagamento → cobrada; senão, sem taxa. Não existe "definida pelo parceiro".
- Para saber de onde vieram, o parceiro envia a origem no corpo da requisição — uma das origens da instituição, como Marketplace. Sem ela, vale a origem padrão do edital.
- O site próprio pode seguir os mesmos passos da página de inscrição da Workfuse: o rascunho nasce no primeiro passo só com nome, celular, e-mail e o curso, e o CPF chega nos dados complementares. Os leads de quem desistiu no meio aparecem do mesmo jeito.
As inscrições aparecem na lista de inscritos como as outras, com a origem pelo nome.
8 · Isentar a taxa de um candidato
Bolsa, convênio, erro de cobrança — a decisão é da secretaria, caso a caso.
- Edital → Inscritos → clique na linha da candidata; a inscrição abre como página.
- Na Visão geral, no bloco Inscrição, clique em Isentar taxa.
- Escreva o motivo e confirme em Isentar.
- Se ela estava em taxa pendente, ela passa sozinha para em avaliação (não precisa alterar a situação), e o motivo entra no histórico que o candidato lê. Em outra situação, a isenção só derruba a cobrança.
O motivo e quem isentou ficam sempre no registro de auditoria. O botão só existe em inscrição que cobra taxa (edital com valor e forma que percorre o pagamento) e que nunca saiu de taxa pendente: depois do pagamento confirmado, não há o que isentar.
9 · Encerrar a captação
- Editais → abra o edital → Mais ações → Encerrar inscrições, e confirme.
E é isso. Encerrar não cancela ninguém: quem já se inscreveu continua na lista, e a secretaria segue conduzindo cada inscrição até a matrícula. O que acaba é a porta de entrada — o curso volta ao catálogo com "Inscrições em breve".
Encerrado é definitivo — Não há como reabrir, e não adianta voltar para rascunho: a plataforma recusa os dois caminhos. Se a captação precisa de mais tempo, adicione uma safra antes de encerrar. Se só a safra acabou, não precisa encerrar: o edital já parou de receber e volta com a próxima safra. Se já encerrou, o caminho é um edital novo.
10 · O candidato desistiu
Ele pode desistir sozinho pela área do candidato, e a inscrição vai para cancelada.
Quando o aviso chega por telefone ou e-mail, a secretaria faz o mesmo pelo painel:
- Edital → Inscritos → abra a inscrição → Alterar situação.
- Situação: Cancelada.
- Escolha o motivo do cancelamento — um dos cadastrados em Motivos de cancelamento. É obrigatório, e é o que faz "quantas por duplicidade?" ter resposta.
- A observação é opcional: use para o que o motivo não diz.
Cancelar é possível de qualquer situação que não seja final. Se a tela disser que não há motivo ativo, cadastre um em Processo seletivo › Motivos de cancelamento antes.
Não confunda com expirada: uma pessoa desistiu, um prazo venceu. As duas são finais, e a operação lê cada uma de um jeito.
11 · Avisar antes de as inscrições fecharem
A campanha termina no dia 20 e você quer um e-mail três dias antes para quem começou e não enviou.
- Processo seletivo › Templates de mensagem → crie o texto na etapa Inscrição e publique.
- Edital → Mensagens → etapa Inscrição → Adicionar mensagem.
- Para quem: deixe o desfecho em "ao chegar na etapa, qualquer que seja o desfecho" e ligue Demais formas, ou marque as formas específicas.
- Quando enviar: 3 dias antes do fim das inscrições.
- Mensagem: a versão publicada do passo 1.
A âncora é o fim da última safra do edital: adicionou uma safra depois, a regra acompanha, sem ninguém recalcular.
O disparo ainda é manual — A mensagem fica gravada com o texto, a âncora e o prazo, mas a plataforma não envia nada sozinha ainda: quem executa é o módulo de Comunicação do funil, no roteiro. Até lá, alguém precisa mandar a mensagem pelo canal da instituição na data — e é a mensagem desta receita que diz qual texto, para quem e quando.
Num edital sem safra isso não tem data — Sem safra não há de onde contar, e a linha da regra avisa. Adicione a safra, ou ancore na etapa ("N dias depois da etapa").
12 · Um texto para quem passou, outro para quem não passou
A Avaliação é a única etapa com desfecho, e é ela que resolve isto sem duas etapas nem dois editais.
- Processo seletivo › Templates de mensagem → dois textos na etapa Avaliação, os dois publicados.
- Edital → Mensagens → etapa Avaliação → Adicionar mensagem com "Só quando a candidatura for aprovada", as formas e o texto de aprovação.
- Adicionar mensagem de novo, agora com "Só quando a candidatura for reprovada" e o outro texto.
A mesma forma pode estar nas duas mensagens — o que a plataforma recusa é a mesma forma duas vezes no mesmo desfecho.
O disparo ainda é manual — A mensagem fica gravada com o texto, a âncora e o prazo, mas a plataforma não envia nada sozinha ainda: quem executa é o módulo de Comunicação do funil, no roteiro. Até lá, alguém precisa mandar a mensagem pelo canal da instituição na data — e é a mensagem desta receita que diz qual texto, para quem e quando.
13 · Cobrar dois dias depois da prova
- Edital → Mensagens → etapa Pagamento → Adicionar mensagem.
- Quando enviar: 2 dias depois da prova.
A âncora é a abertura da prova daquela forma, definida na aba Formas de ingresso. Se nenhuma forma da mensagem tem prova marcada, a linha avisa que ficou sem data — informe a janela da prova ou troque a âncora.
O disparo ainda é manual — A mensagem fica gravada com o texto, a âncora e o prazo, mas a plataforma não envia nada sozinha ainda: quem executa é o módulo de Comunicação do funil, no roteiro. Até lá, alguém precisa mandar a mensagem pelo canal da instituição na data — e é a mensagem desta receita que diz qual texto, para quem e quando.
14 · Montar o próximo edital sem repetir as automações
O edital do semestre que vem tem as mesmas mensagens do anterior.
- Crie o edital, ative as formas e oferte os cursos.
- Mensagens → enquanto a aba estiver vazia, o cabeçalho traz Copiar de outro edital.
- Escolha o edital de origem.
As etapas desligadas e as mensagens vêm junto. Cada mensagem entra com as formas que ESTE edital tem ativas — a que não tiver nenhuma fica de fora, e o aviso diz qual. O que você copia é a configuração; o disparo continua sendo manual. O botão desaparece depois da primeira mensagem: a partir daí você está editando, não copiando.
15 · Recuperar quem começou e não enviou
A Visão geral do edital conta os Leads — quem começou e não enviou. Eles existem porque o passo 1 já grava a inscrição: quem preencheu nome, celular, e-mail e o curso deixou como falar com ela, mesmo sem ter chegado ao CPF.
- Edital → Visão geral → clique em Leads. A lista de Inscritos abre no recorte Leads, com as mesmas pessoas que o número conta — inclusive quem desistiu antes de enviar.
- Exportar — o CSV sai com o recorte da tela.
- Ligue, mande mensagem, e mande o link do edital de volta.
Quando ela voltar, a retomada por CPF + data de nascimento abre a área dela, e a inscrição em rascunho traz o botão Continuar a inscrição — que retoma a mesma inscrição, sem perder nada.
16 · Vestibular com limite de tentativas
O candidato pode refazer a prova até alcançar o corte, sem nova inscrição nem nova taxa.
- Edital → Formas de ingresso → abra a linha do Vestibular, informe a Nota de corte na escala de 0 a 10 (por exemplo, 5) e ligue Prova exigida neste edital.
- Cole o Endereço da prova, defina Prova abre em e Prova fecha em, e informe o Limite de tentativas, de 1 a 100 (por exemplo, 3). Salve: a linha recolhida passa a dizer "corte 5 · com prova · até 3 tentativas".
- Entregue à aplicadora da prova uma chave de API. O link que o candidato abre leva o número da inscrição; com a chave, a aplicadora confere se ele pode fazer a prova e manda a nota de cada tentativa pelo mesmo número: Portal de prova.
Daí em diante a nota decide, sem ninguém alterar a situação:
| O que chega | A inscrição |
|---|---|
| 7,4 na 1ª tentativa | Aprovada. O botão da prova some da área do candidato |
| 3,0 e depois 4,5 | segue Em avaliação, valendo 4,5, com 1 tentativa restante. O candidato lê "Faltou 0,5 para o corte" e vê Tentar novamente |
| a 3ª tentativa, abaixo de 5 | Reprovada, por tentativas esgotadas |
| a janela da prova fecha antes | Reprovada com nota abaixo do corte, Expirada sem nenhuma nota. O Vestibular para de aceitar inscrição neste edital até um novo período de prova |
O limite é o do dia do envio. Mudar o limite depois vale só para quem se inscreve dali em diante: quem já se inscreveu mantém o limite que tinha, e cada inscrição conta as próprias tentativas.
A nota que não chegou pela integração entra à mão, pelo Lançar nota da aba Avaliação do inscrito, com observação obrigatória. O lançamento não conta como tentativa.
Diagnóstico: o que costuma dar errado
| O sintoma | A causa quase sempre é | Onde arrumar |
|---|---|---|
| o curso não aparece no catálogo | ele não tem matriz curricular vigente, ou está inativo | Estrutura curricular |
| o curso aparece com "Inscrições em breve" e você esperava o botão | nenhum edital aberto o oferta | Edital → Cursos e polos |
| o curso não aparece em "Ofertar cursos" | a matriz vigente dele não é da modalidade do edital, ou o curso já está em todos os polos da instituição (a busca avisa: "já está na lista") | o campo Modalidade do edital, ou a matriz; se já está na lista, a linha dele na aba Cursos e polos |
| o polo desejado não aparece na oferta, ou voltou como recusado | o polo não é da instituição do edital (ou está sem instituição no cadastro), está inativo ou com contrato encerrado, ou o curso já é ofertado nele, mesmo inativo | o cadastro do polo, em Polos; se já é ofertado, Reativar na linha do polo, em Edital → Cursos e polos |
| a forma de ingresso está travada na aba Formas do edital | ela está desabilitada na instituição | Formas de ingresso |
| não consigo ativar uma forma no edital | ela aprova por nota e a nota de corte está vazia | informe o corte na própria linha |
| não consigo salvar o Vestibular com a prova exigida | falta o Limite de tentativas, ou o corte está fora de 0 a 10 | a linha da forma, em Edital → Formas de ingresso |
| Alterar situação não oferece Aprovada nem Reprovada | no Vestibular e no ENEM, quem decide é a nota | Lançar nota, na aba Avaliação do inscrito |
| o botão Lançar nota não aparece | falta a permissão Lançar nota, que o papel Comercial tem | o papel do usuário |
| o Vestibular aparece como "Período de prova finalizado" para o candidato | a janela da prova do edital fechou | defina um novo período em Edital → Formas de ingresso |
| não consigo desabilitar uma forma em Formas de ingresso | ela está ativa num edital aberto — a mensagem nomeia qual | desligue-a no edital primeiro |
| o edital está "aberto" e não recebe inscrição | nenhuma safra cobre hoje: a última terminou, ou a próxima ainda não começou. O cabeçalho diz "Sem safra vigente" ou "Próxima safra … abre em N dias" | Edital → Safras |
| não consigo adicionar uma safra ao edital | as datas dela se cruzam com outra safra do edital, ela não tem data de fim, ou já terminou. A mensagem diz qual | o cadastro de Safras, ou outra safra |
| o candidato não recebe e-mail numa etapa | a plataforma ainda não dispara mensagem: a aba Mensagens grava a régua, e o envio é manual até o módulo de Comunicação entrar | Edital → Mensagens |
| configurei a mensagem e nada saiu no prazo | mesma causa — não é a etapa desligada nem mensagem faltando | mande pelo canal da instituição e confira a régua na aba Mensagens |
| a regra existe e a linha diz que não tem data | ela está ancorada no fim das inscrições num edital sem safra, ou na prova sem prova marcada | adicione a safra ou troque a âncora, ou informe a data que falta |
| não consigo pôr uma forma em duas regras da mesma etapa | uma forma entra uma vez por etapa e desfecho | use o desfecho, ou edite a regra que já a tem |
| Copiar de outro edital desapareceu | ele só aparece com a aba vazia | apague as regras, ou copie antes de criar a primeira |
| não consigo cancelar uma inscrição | nenhum motivo de cancelamento ativo na instituição | Motivos de cancelamento |
| o relatório de cancelamentos mistura tudo | os cancelamentos antigos foram feitos com o mesmo motivo | renomear um motivo muda o rótulo de todos os anteriores; para separar, crie outro e use daqui em diante |
| a gaveta de ofertar só aceita um curso | é por desenho: o que falta ofertar é daquele curso | oferte um curso por vez; as ofertas se acumulam na lista |
| a etapa Pagamento aparece como pulada | o edital não tem taxa | o Valor da inscrição, em Informações do edital (aba Visão geral) |
| o candidato a distância está sendo perguntado sobre polo | a matriz vigente está cadastrada como presencial | Estrutura curricular |
| liguei a 2ª opção de curso e ela não aparece | o edital não oferta turma que pode não formar | é regra, não configuração — ver formulário |
| todo mundo aparece em "Origem desconhecida" | chegaram sem origem= no endereço e o edital não tem origem padrão | a aba Links do edital, ou a Origem padrão, em Informações do edital (aba Visão geral) |
| a campanha antiga parou de atribuir origem | a origem foi renomeada, e o parâmetro sai do nome | Origens, coluna Parâmetro |
| a inscrição está em "Rascunho" e o candidato jura ter enviado | ele saiu antes do envio; o rascunho é justamente o que permite recuperá-lo | ligue para ele |
| encerrei o edital sem querer | encerrado é definitivo | crie um edital novo |
| mudei o texto do template e o edital manda o antigo | a mensagem aponta uma versão, e publicar cria outra | Edital → Mensagens, troque a versão |
| o botão de isentar a taxa não aparece | a inscrição não cobra taxa — edital sem valor, ou forma que não passa pelo pagamento | não há taxa a dispensar |
| exportei e vieram menos linhas do que eu esperava | o CSV respeita o filtro da tela | limpe os filtros antes de exportar |
| o candidato quer trocar de curso depois de enviar | é uma inscrição por pessoa em cada edital, e a enviada não reabre | a secretaria resolve pelo painel |